Anna Emilia Winiarska

Office Coordinator Bürokoordinatorin @Qt Group

Berlin, DE

Coordinating office administration and operations across multiple locations in Germany and France in a multicultural environment using four languages (German, English, Polish, and French)> Organising and executing company events, workshops, and celebrations in collaboration with the Marketing Department; supporting internal branding initiatives> Managing financial systems in Germany, processing invoices, and collaborating closely with the Finance Department> Cooperating with the Legal Department to ensure compliance with EU and German regulations, particularly data protection (GDPR)> Issuing payment batches and maintaining financial records in both digital and physical formats> Liaising with external tax agencies to ensure compliance with German tax and finance legislation> Onboarding and offboarding employees, supporting smooth transitions and HR compliance-> Koordination der Büroverwaltung und -abläufe an mehreren Standorten in Deutschland und Frankreich in einem multikulturellen Umfeld mit vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Polnisch und Französisch)> Organisation und Durchführung von Firmenevents, Workshops und Feiern in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung; Unterstützung von internen Branding-Initiativen> Verwaltung der Finanzsysteme in Deutschland, Bearbeitung von Rechnungen und enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung> Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung zur Sicherstellung der Einhaltung von EU- und deutschen Vorschriften, insbesondere im Bereich Datenschutz (DSGVO)> Erstellung von Zahlungsläufen und Pflege von Finanzunterlagen in digitaler und physischer FormZusammenarbeit mit externen Steuerberatern zur Einhaltung der deutschen Steuer- und Finanzvorschriften> Betreuung des On- und Offboardings von Mitarbeitenden zur Unterstützung reibungsloser Übergänge und Einhaltung von HR-Richtlinien